Documentos Contábeis

DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS À ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL

Com a finalidade de orientar nossos clientes, elaboramos alguns procedimentos relativos aos documentos fiscais e contábeis, a fim de que possam ser cumpridos os prazos legais e que os clientes possam ser atendidos com maior rapidez.

DEPARTAMENTO FISCAL
As notas fiscais (DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado, de vendas e prestação de serviços e demais notas fiscais de operações realizadas pela empresa devem estar ordenadas e ser enviadas à organização contábil ou ser retiradas na empresa no início de cada mês ou quinzenalmente (se for o caso), para registro e/ ou classificação e posterior contabilização.
Os comprovantes originais das taxas e dos impostos pagos deverão ser enviados.
Contas de energia elétrica, telefone e água, etc. devem ser entregues juntamente com os demais documentos.

DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Documentos para registro de empregados, rescisões contratuais, recibos de férias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comissões e variáveis de salários, recibo de pagamento a autônomo (RPA), guias de GPS, GRF, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, DARF IR sobre salário, férias e rescisão, controle de horário, atestados médicos, notas fiscais de cooperativa, notas fiscais de prestadores de serviços e notas fiscais de compra de produção rural, etc. devem ser encaminhados sempre em tempo hábil para que se possa proceder ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos.

DEPARTAMENTO CONTÁBIL
Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do primeiro ao último dia de cada mês.
Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cópia desta.
Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito).
Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.
Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
Despesas com refeições, combustíveis e lubrificantes, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal de consumidor, cupom fiscal ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica).
Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso.
Relatórios (diário auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar mensalmente com a movimentação e a posição do final do período, numerados sequencialmente.
Relatório diário do caixa: informar a movimentação de recebimentos e pagamentos do dia em moeda corrente, fechando saldo do dia, anexando os respectivos documentos.
Prazo de entrega de documentos contábeis e fiscais: até o dia 2 do mês subsequente.

OBSERVAÇÃO:
Segundo a legislação, os tickets e/ou cupons de supermercados e outros são válidos como documento fiscal: “As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupom emitidos por equipamentos ECF – Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação.” (Lei nº 9.532-97, arts. 61, § 1º e 81, II).